Le modèle hybride de travail semble en passe de devenir la norme en matière d’organisation du travail. Mais une question demeure : comment rendre cette solution viable dans le temps, et augmenter ses chances de succès ?
Kowork vous présente des éléments de réflexion qui peuvent vous aider à concevoir le modèle hybride le plus approprié pour votre organisation, et à le consolider durablement. Afin de trouver la bonne formule, il convient d’abord de connaître deux choses : les besoins et les fonctions des employés, d’une part ; la nature et les conditions des activités de votre entreprise, d’autre part.
Une organisation du travail selon les types d’employés
Le modèle hybride que vous aurez adopté sera fortement influencé par le rôle de chaque employé. Il importe donc d’établir des groupes, afin de décider qui sera au bureau et pour combien de temps :
- – Les ingénieurs, les chercheurs, les concepteurs ou les chefs de projet. Ils travaillent en équipe, mais il n’est pas nécessaire qu’ils soient présents tout le temps au bureau. Ils peuvent avoir besoin d’équipements spécialisés et d’ordinateurs puissants. Si leurs réunions quotidiennes sont faites virtuellement, la nécessité de passer de longues heures au bureau peut être diminuée.
- – Une autre catégorie, relativement vaste, d’employés comprend les professionnels du marketing et de la communication, les développeurs et les techniciens en informatique, , les comptables, les spécialistes de l’administration et des ressources humaines. Ils ont des horaires de travail très variables, et peuvent travailler dans plusieurs secteurs de l’entreprise. Ils travaillent à leur poste de travail ou dans des salles de conférence. Contrairement aux premiers, ils n’ont généralement pas besoin d’équipement spécialisé. Et grâce l’amélioration des outils de télétravail, ils pourraient être présents seulement les deux tiers du temps.
- – Les travailleurs nomades sont des vendeurs, des consultants, des développeurs axés sur le client. Ils ont plus que les autres tendance à travailler seuls, mais contrairement au groupe précédent, ils peuvent le faire de presque partout. Leur mobilité est totale. Et d’ailleurs, même avant la crise pandémique, ils bénéficiaient d’une grande flexibilité de mouvement. Ainsi, le modèle hybride ne représente pas pour eux un changement majeur.
- – Les employés au profil technique, qui ont besoin d’un équipement très spécifique, pour pouvoir faire leur travail. Ils travaillent généralement seuls, mais ont besoin d’un espace spécifique. De ce fait, la mobilité de ce groupe pourrait se trouver assez limitée.
Repenser la fonction de l’espace de travail
Pour comprendre quelles tâches sont plus susceptibles d’être effectuées à l’intérieur ou à l’extérieur du bureau, il serait intéressant de diviser les différentes opérations qui se déroulent au sein d’une entreprise :
- – Création de produits, analyse d’informations, recherche, traitement de commandes, rédaction de rapports. Il s’agit de tâches généralement effectuées individuellement. Dans la plupart des cas, elles peuvent être réalisées en dehors du bureau.
- – Développement de la communauté et de la culture d’entreprise. Les relations sociales sont essentielles pour que les employés apprennent à se connaître, et puissent nouer des relations qui enrichissent l’environnement de travail. A cet égard, la présence physique au bureau peut être privilégiée.
- – Collaboration, recherche d’idées, conception et élaboration de plans, résolution de problèmes, et d’autres tâches analogues. La collaboration avec l’équipe de travail a été l’une des principales raisons pour lesquelles de nombreux employés ont ressenti le besoin de retourner au bureau. Cependant, la crise pandémique a également mis en évidence l’efficacité des outils virtuels. Une partie de ces d’activités pourrait sans dommage être effectuée à distance.
- – Opérations de communication, partage d’informations, mise à jour de l’état d’avancement des processus, suivi des affaires, et autres activités. Une grande partie de ces opérations peut se faire par courrier électronique, visioconférence ou applications de messagerie.
Bien que la quasi-totalité de ces activités puissent être réalisées à travers des canaux virtuels, certaines d’entre elles reviendront au bureau. La collaboration, l’engagement et la constitution d’équipes nécessitent l’implication physique de professionnels.Toutefois, la création de produits, la communication et une grande partie du management sont des activités qui s’intègrent bien dans la sphère virtuelle..
Bref, une fois que l’entreprise aura identifié les activités et les différents groupes, elle pourra se faire une idée plus concrète de ce qui doit être fait au bureau, et de l’espace nécessaire à louer. Supposons, par exemple, que votre groupe d’employés nomades n’ait besoin d’être au bureau que 10 % du temps. Si vous comptez dans votre entreprise 100 employés nomades, alors vous devriez louer un espace comprenant 10 postes de travail physiques.
Enfin, pour vous adapter à la dynamique de vos employés, vous pourriez envisager l’utilisation d’un réseau d’espace de travail. Au lieu du modèle d’un grand bureau unique, optez plutôt pour un réseau de petits bureaux, géographiquement répartis de telle manière à raccourcir les trajets des employés.