Le flex-office, ou bureau flexible, est né de la nécessité de résoudre les problèmes d’espace et d’organisation auxquels sont confrontées de nombreuses entreprises dans différents secteurs.
Un nouveau mode de travail, beaucoup moins contraignant, et plus modulable a été mis en place ces dernières années, et il permet déjà aux employés de mieux s’adapter aux besoins changeants des entreprises.
Le but est d’optimiser davantage la surface des sites. De telle sorte que les entreprises peuvent se développer sans avoir besoin d’apporter des modifications majeures lors de changements organisationnels ou de l’augmentation du personnel.

Nouveaux bureaux, nouvelle identité d’entreprise

Ce type d’évolution dans la manière de travailler est souvent corrélé au changement d’image de l’entreprise et à la redéfinition de sa culture et de ses valeurs.

En effet, l’entreprise, qui assure la transition vers le flex-office, doit faire preuve de cohérence entre le modèle commercial, l’identité visuelle et la stratégie d’entreprise, en proposant aux employés, à travers les différents espaces, un effet visuel attrayant et propice à la collaboration harmonieuse.

Les bureaux doivent être le reflet fidèle de la nouvelle identité et de la philosophie de l’entreprise. Et ceci afin d’améliorer l’adoption et la mise en œuvre des nouvelles valeurs. Il s’agit de refléter, à travers les nouveaux espaces flexibles, une culture qui privilégie la proximité, la transparence et l’agilité.

Le flex-office favorise la culture de collaboration

Outre la résolution des problèmes d’espace, l’initiative de chaque projet de transition doit avoir pour but de mettre en place une culture d’entreprise de collaboration. Celle-ci a pour finalité d’offrir une activité plus flexible aux employés, et de mettre à leur disposition de nombreux outils et équipements pour réaliser leur travail individuel ou faciliter leur coopération avec les autres travailleurs.

Tout cela, en définitive, favorise la fluidité de la communication et de la collaboration entre les équipes.

La restructuration des bureaux permet d’allouer beaucoup plus de mètres carrés aux espaces collaboratifs. Les projets offrent des alternatives et des solutions aux différents besoins quotidiens, avec des espaces conçus pour chaque type d’activité : salles de conférence et de réunion, espaces pour les appels téléphoniques, salles communes et salles polyvalentes, etc.

Tous ces espaces sont équipés d’une série d’outils qui encouragent la participation et la productivité des employés.
Tableaux blancs, écrans, salles spéciales pour les visioconférences sont une aide précieuse pour le rendement des employés. En outre, la créativité est stimulée par le style décontracté du mobilier.

Pour ce qui est de la technologie, il est inutile de souligner qu’il s’agit d’un élément essentiel pour le bon fonctionnement et la réussite de la mise en œuvre totale de tout projet de transition vers le flex-office.
Sans l’intégration de nouveaux outils, le modèle adopté n’aurait pas vraiment de sens. Ces outils permettent de réduire les déplacements, les incoordination, et les lacunes de communication.

Quels éléments à prendre en compte avant de passer au flex-office ?

Voici quelques facteurs qui doivent être pris en compte dans l’adoption d’un espace de travail plus flexible pour l’entreprise, et afin de favoriser l’innovation, la productivité et le travail collaboratif.

– Visibilité et intégration. Tâchez de localiser et d’inclure les collaborateurs de manière à ce qu’ils ne se retrouvent pas isolés du reste de l’équipe, car l’objectif est l’intégration des différentes parties de l’entreprise, sans en négliger aucune.

– Une communication sans entrave entre les secteurs. Transformez les espaces de bureau en canaux de communication avec les autres secteurs de l’entreprise. Au lieu de favoriser le cloisonnement, ou de travailler dans un espace étanche, il est préférable d’ouvrir l’espace à tous
les services.

– Exploitez les ressources numériques. Encouragez l’exploitation d’outils numériques pour le travail mobile et collaboratif. Il existe de nouvelles plateformes, comme les réseaux sociaux internes, qui permettent différentes formes d’interaction.

Les entreprises doivent, somme toute, s’adapter aux nouveaux modes de travail, et aux nouvelles générations qui amènent avec elles une autre vision du monde professionnelle, plus verticale et moins hiérarchique. Et, en ce sens, le flex-office n’est rien d’autre que la mise à disposition d’outils permettant l’intégration des valeurs et des idées de tous les travailleurs.

Prêts pour la transition vers la flex-office ?

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