Depuis le début de la crise sanitaire, les entreprises, en planifiant leurs stratégies d’occupation des lieux de travail, se sont rendues compte qu’il n’y a qu’une seule voie possible, c’est le recours aux espaces flexibles.
Au lieu de persister à considérer l’avenir du travail comme un modèle centré sur le bureau, ou un modèle de travail à domicile, il convient de voir au contraire le lieu de travail comme un environnement dynamique et modulable.
La façon dont les bureaux de travail sont exploités, la façon dont on y accède, et ce qu’ils peuvent offrir aux employés en termes de sécurité sanitaire, de collaboration, d’accessibilité, de flexibilité et d’adaptation, voilà des enjeux plus que jamais à l’ordre du jour.
L’espace flexible, également connu sous le nom de « flex office », occupe une place de plus en plus importante dans le paysage professionnel moderne, et l’avantage qu’il offre est qu’il est hautement adaptable, pour répondre aux besoins d’un effectif de salariés variable.
Cette tendance évolue si vite qu’en France, selon une étude de Deskeo, 55% des entreprises envisagent d’adopter l’espace de bureau flexible, contre 16% seulement, avant la crise.

Pourquoi cette alternative est séduisante ?

Les espaces de travail flexibles reposent sur le concept de postes de travail qui, au lieu d’être liés en permanence à un endroit précis du bureau, sont déplacés en fonction des besoins spécifiques ou de ce qui est le plus propice à un moment donné.
Dans le cas où deux service d’une même entreprise doivent travailler ensemble pendant une certaine période pour mettre en place un projet particulier, ce modèle de bureau permet de réunir temporairement leurs lieux de travail respectifs afin qu’ils puissent travailler ensemble et, une fois le projet terminé, les services peuvent être à nouveau séparés, et les employés, revenir à leurs lieux de travail respectifs.
Dans le cas des travailleurs d’un même service, qui ont souvent besoin de travailler ensemble et de partager des idées, le bureau flexible leur permettra également de travailler de manière isolée dans d’autres zones du bureau, afin de mieux se concentrer.
Bien entendu, l’aménagement de ce type du bureau nécessite de s’occuper aussi bien de l’architecture du bureau lui-même que du mobilier qui s’y trouve. Un bureau conçu pour fonctionner selon le modèle du flex office doit prendre en compte l’ensemble des éléments impliqués dans le travail journalier, c’est-à-dire : les salariés, l’infrastructure, l’équipement utilisé ainsi que les processus de travail quotidien.
Le flex office, comme son nom l’indique, offre aux entreprises plus de flexibilité. Si les filiales de multinationales ont parfois recours à cette solution d’organisation de travail, les startups sont cependant les plus intéressées par le bureau flexible, car elles ont tendance à se développer le plus rapidement et ont des contraintes budgétaires plus importantes.
Un bureau flexible peut être mis en œuvre dès la création d’une entreprise, ou dans le cadre d’une adaptation ultérieure. Si une équipe s’agrandit, il sera plus facile d’intégrer immédiatement les nouveaux venus. Si deux équipes auparavant distinctes sont fusionnées, la période de restructuration en est considérablement réduite.

Un modèle qui convient aux géants du numérique comme aux startups

L’utilité centrale des espaces de travail flexibles est, quoi qu’il en soit, de permettre aux employés de se sentir à l’aise dans leur travail. Et de la même manière que les espaces de loisirs ou de détente ont été normalisés dans les startups, pour que le travailleur n’ait à se préoccuper que de son travail, les entreprises qui ont eu recours aux flex office veulent que leur lieu de travail soit beaucoup plus attractif, et c’est un atout non négligeable pour retenir les talents.
Elles choisissent simplement un espace de travail parmi tous ceux mis à disposition, et dont chacun peut être affecté à une mission particulière, en fonction des besoins de chaque jour ou semaine ou mois. Ce n’est pas plus compliqué que cela !
Par ailleurs, en Europe comme aux Etats-Unis, de nombreuses entreprises adoptent le flex office pour ressembler aux mastodontes du numérique, tels que Microsoft, Facebook, Apple, ou encore Netflix et Spotify. Car ces géants utilisent depuis des années ce type d’organisation de bureau qui leur permet une flexibilité énorme, laquelle a sans doute contribué à leur développement colossal.
Selon la façon dont les espaces et les systèmes sont établis, ces avantages peuvent être plus ou moins nombreux. En outre, ce ne sont pas les seuls avantages qui découlent des bureaux flexibles.

Notre application rationalise la gestion de bureaux pour les entreprises

Un environnement de travail adaptable est indispensable pour répondre aux besoins d’une main-d’œuvre hybride et en constante évolution.
En considération de quoi, Kowork.ma met à la disposition des entreprises une application mobile adaptée à cette conjoncture. Cette application leur permet de concilier, d’une part, leurs besoins en espaces de bureaux flexibles, et d’autre part, les disponibilités variables des salariés qui, à l’occasion, peuvent se rendre au lieu de travail après leur réservation.
Par exemple, une entreprise de 100 employés, dont la plupart travaillent à distance, peut louer un espace contenant seulement 25 bureaux. Les employés réservent par la suite leurs places au bureau, via notre application, et viennent quand ils en ont besoin pour collaborer et se réunir.
Ainsi ils bénéficient parfaitement de la flexibilité nécessaire pour continuer commodément leur travail, de façon productive et en toute sécurité. Et en parallèle, les entreprises réduisent considérablement leurs frais !

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